עבודה ותחומי אחריות – מדור רכש ואספקה
1. אחראי לבצע מדיניות הרשות בהתאם לתוכניות עבודה של יחידות המועצה.
2. בדיקת צרכי רכש לפי דרישת המחלקות.
3. החלטה על עריכת מכרזים (בתיאום עם המחלקה המשפטית).
4. פרסום מכרזים באמצעות ובתיאום עם היועץ המשפטי למועצה.
5. ניהול מו"מ עם ספקים ויצרנים.
6. קבלת החלטות על רכישות וגם על ביטולן.
7. מעקב ובקרה אחר קבלת הטובין.
8. מעקב ובקרה אחר אספקת הטובין ליחידות ולמוסדות הרשות,בתיאום עם מחלקות המועצה.
9. הכנת טפסי עבודה וטיפול בהטמעתם וביישומם ברכש.
10. פיקוח על הזמנות הטובין:
1. אימות פרטי הרכישה עם דרישות המזמין.
2. ניהול מו"מ עם ספקים לקבלת הצעות מחיר.
3. תיעוד של הצעות מחיר.
4. מילוי הזמנת טובין והעברתה לידי הספק/היצרן – לביצוע.
5. טיפול בתלונות על טיב מועדי אספקה וכמות חורגת מהתנאים להסכם הרכישה.
11. פיקוח על העברת חשבוניות לתשלום לספקים.
הכנת המכרז וניהולו
- הכנת טופס טיולים להוצאת מכרז.
- העברת נוסח הודעה לעיתונות - פרסום בעיתונות, לוח מודעות.
- ריכוז המפרטים הטכניים מהיחידה המזמינה.
- הכנת חוזים ואישורם על ידי היועץ המשפטי.
- ריכוז חומר להכנת חוברת למכרז.
- טיפול במכירת מסמכי המכרז לספקים.
- תיאום סיור קבלנים עם הגורמים הרלוונטיים כגון יועץ חיצוני, נציג מחלקה דורשת.
- טיפול והכנת אומדן - כולל מעקב כניסתו לתיבת המכרזים.
- הכנת סדר יום לישיבת ועדת מכרזים, זימון ועדות מכרזים, פתיחה והחלטה - יועץ משפטי, נציגי מחלקות, ספקים, כולל חברי ועדת מכרזים.
- השתתפות בישיבות ועדת מכרזים, פתיחת ההצעות ורישום ההצעות, עריכת פרוטוקול של ישיבת ועדת מכרזים, החתמתו והפצתו.
- מעקב ובדיקת מסמכי המכרז בתיאום עם המחלקה הדורשת.
- ריכוז ההצעות והעברת מסמכי המכרז לבדיקה ליחידה המבקשת ולקבלת חוות דעתו של היועץ המשפטי.
- ריכוז והעברת החומר לחברי ועדת מכרזים, לפני קבלת החלטה.
- הכנת סדר יום כולל לדיון בהמלצות היחידה המבקשת, זימון ועדת מכרזים לקבלת החלטה על ספק זוכה.
- כתיבת פרוטוקול ישיבת ספק זוכה, החתמת הפרוטוקול והפצתו.
- הודעה ליחידה המבקשת על החלטת ועדת מכרזים.
- הודעה למציע על זכייתו במכרז, משלוח הודעות לספקים בדואר רשום, קבלן זוכה/לא זוכה, טיפול והחזרת ערבויות לספקים לאחר החלטת ראש הרשות.
- הכנת חוזה למכרז, החתמת הספק ומורשי החתימה.
- מעקב וטיפול ביול חוזים.
- קבלת ערבויות השתתפות במכרז.
- הוצאת צו עבודה בתיאום עם המחלקה האחראית על הנושא.
ניהול רכש ואספקה
- מדיניות וקבלת החלטות בנושאי רכש.
- יחס ספק - לקוח (ספק רשויות).
- בקרה על איכות הרכש.
- טיפול בנוהלי רכש ואספקה.